Від 1 січня 2022 року всі ФОПи, що не належать до першої групи і працюють з готівковими та безготівковими розрахунками, зобов'язані встановити реєстратор розрахункових операцій - РРО. Цукр поговорив з членкинею Ради союзу аудиторів України Анною Клецовою та власницею «Вайт ІТ Компані», що надає бухгалтерські послуги - Антоніною Свиридок, і розібрався, чим відрізняється РРО від ПРРО, хто зобов'язаний їх встановлювати, яка ціна і принцип роботи, та коли почнуться перші перевірки й штрафи.
Що таке РРО та ПРРО
Закон «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», що у 2021 році дозволяв підприємцям працювати в адаптивному режимі, а з 2022-го зобов'язав їх встановлювати РРО, передбачає два варіанти реєстру розрахункових операцій:
- Апаратний РРО: традиційний варіант, що являє собою окреме обладнання та встановлюється зазвичай у магазинах і закладах громадського харчування.
- Програмний РРО: новітнє рішення, що полягає не у встановленні окремого обладнання, а у використання спеціальної програми, якою можна користуватися з будь-якого пристрою.
Принцип роботи обох видів реєстру розрахункових операцій однаковий. Проте існують певні відмінності в обслуговуванні та встановленні систем. Класичні РРО - це автономні касові апарати, що потребують регулярного оновлення, ведення книги обліку та ручного налаштування та обслуговування. Його ціна - від 6 000 гривень до 16 000 гривень із щомісячними витратами на обслуговування - 600 гривень.
Програмні РРО - це незалежні від фізичних пристроїв програми, що встановлюються на ноутбук, планшет чи телефон. Вони можуть як вбудовуватися у торгові програми, так і використовуватися окремим інтерфейсом. Дозволяють автоматично створювати X та Z-звіти та не передбачають ведення книги обліку. ПРРО встановлюється безплатно, а за обслуговування доведеться платити від 150 гривень на місяць.
Кому треба встановлювати РРО, а кому - ні
Необхідність реєстрації класичних та програмних РРО залежить лише від категорії ФОП, і аж ніяк не стосується величини бізнесу. Неважливо, ви є власником малого, середнього чи великого бізнесу: якщо ФОП не підпадає під першу групу єдиного податку - ви зобов'язані встановити касовий апарат.
РРО повинні встановити всі підприємці 2, 3 та 4 груп, які реалізують товар чи послуги й отримують плату готівкою, банківською карткою та шляхом надходжень з ПТКС: програмно-технічного комплексу самообслуговування небанківської установи. Усі, хто веде онлайн-торгівлю та отримує гроші за допомогою LiqPay, iPay, Portmone та інших схожих систем, також мають встановити касовий апарат.
Не зобов'язані встановлювати РРО:
- підприємці, які отримують кошти на розрахунковий рахунок за реквізитами IBAN, через касу чи програмно-технічний комплекс самообслуговування банку;
- ФОПи-єдинники 1 групи: підприємці, які не наймають на роботу працівників та здійснюють незалежну професійну діяльність: IT-спеціалісти, журналісти;
- підприємці, які ведуть бізнес у селі та не продають підакцизні товари.
Який сервіс обрати
Сьогодні лише від підприємця залежить, який реєстр розрахункових операцій обрати: класичний чи програмний, платний чи безплатний. Держава пропонує безплатний програмний РРО, що можна встановити на Android чи Windows.
«На жаль, запропоновані державою безплатні рішення, часто на практиці працюють некоректно. Я рекомендую встановити кілька демоверсій платних ПРРО і тестовим методом визначити, який з них найзручніше інтегрується у вашу систему обліку» - радить Антоніна Свиридок
Популярні варіанти платних ПРРО:
- «Вчасно.Каса»: має функцію інтеграції з 1С та потребує 99 гривень на щорічне обслуговування, якщо ви маєте не більш ніж 3 000 чеків на місяць.
- «Checkbox»: передбачає автоматичне відкриття зміни, не потребує встановлення на комп'ютері, коштує 1 788 гривень на рік.
- «СОТА КАСА»: дозволяє використовувати QR-код та смс-розсилку, працює лише через сайт та автоматично відкриває зміну, коштує 980 гривень на рік.
- «Смарт каса»: має окреме програмне забезпечення для телефону, передбачає ПРРО, термінал та касу в одному пристрої, інтегрується в 1С та коштує 13 800 гривень на рік.
Перші перевірки та розмір штрафів
У Законі «Про РРО» зазначається, що штрафи загрожують підприємцям, які проводять грошові операції без фіскальних чеків або операції на неповні суми та мають невідповідність залишку коштів на РРО.
Так, за перше порушення треба буде заплатити 100% від вартості товару, а за повторне - 150% від суми операції. При цьому, якщо ви маєте апаратний РРО і ведете КОРО - книгу обліку розрахункових операцій, маєте враховувати збільшення потенційного штрафу за порушення порядку використання КОРО: тепер його розмір складає 850 гривень.
Важливо: протягом адаптивного карантину, що діє до 31 березня 2022 року, накладено мораторій на перевірки приватних підприємців.
Z-звіти: нюанси роботи
Z-звіт - це довідка про суму та кількість коштів, що надійшли підприємцю за день, а також відомості про форму оплати - готівка, картка чи інший спосіб. Складатися він має кожні 24 години.
Чи треба зберігати Z-звіти?
Якщо ви сформували Z-звіт, він автоматично зберігається у вас у фіскальній пам'яті незалежно від того, класичний ви маєте РРО чи програмний. Власники класичного РРО задля перестрахування часто роздруковують Z-звіти та складають їх в окрему теку. Щодо власників ПРРО - то така роздруківка їм непотрібна, адже звіти мають зберігатися автоматично.
Що робити, якщо не закрили Z-звіт наприкінці дня?
Якщо у вас класичний касовий апарат, то штраф за відсутність Z-звіту наприкінці дня складатиме 510 гривень. Якщо ж маєте програмне РРО, то штрафу за відсутність Z-звіту не буде, адже кожен чек, що створює ПРРО, спочатку надсилається на фіскальний сервер податкової, а потім повертається до продавця та надається клієнту.
Чому не всі підприємці задоволені змінами
Держава запроваджує реєстратори розрахункових операцій, щоб вивести бізнеси з тіні, адже до 1 січня 2022 року доходи майже всіх підприємців з невідомих державі причин не перевищили ліміт у 1 320 000 грн.
«Проти введення касових апаратів, що дозволяють прозоро вести бізнес, виступають переважно ті, хто не готовий швидко пристосовуватись до змін. А поки одні бізнесмени чекають на скасування нововведень, витрачаючи сили на скарги й не бажаючи спробувати демоверсію будь-якого застосунку, інші вже адаптували РРО до моделі свого бізнесу і залучають до себе все більше клієнтів своїх конкурентів» - додає Антоніна Свиридок.